Previamente, se debe cotizar, conforme a complejidad, alcance, tipo proyecto, áreas involucradas
Se realiza una primer propuesta del proyecto de Gestión Documental, considerando personal, insumos informáticos, monetarios, técnicos, etc. así como el dimensionamiento de lo que implica el costo de realizarlo.

Para ello es necesario contar con la mayor cantidad de datos de la dependencia o entidad, en relación a marco normativo, organigrama, atribuciones, desempeño de funciones, etc.